ارسال و دریافت پیامک

با توجه به گسترش استفاده از فناوری های اطلاعات و ارتباطات و تغییر در فضای کسب و کار، دورکاری به عنوان آینده مشاغل در نظر گرفته می شود. بسیاری از شرکت ها برای استخدام نیروهای توانمند، بهره گیری از مزیت رقابتی، کاهش هزینه ها و ... به دورکاری روی آورده اند تا از این طریق بتوانند از فضای کسب و کار آنلاین و پویا بهره مند شوند.

با توجه به شیوع ویروس کرونا، بسیاری از شرکت ها ضمن رعایت نکات بهداشتی کرونا برای حفظ سلامت کارکنان اقدام به دورکار کردن قسمت عمده ای از سرمایه های انسانی خود کرده اند.

مهمترین مسئله در این میان، مهارت های مورد نیاز برای کار کردن در این شرایط است که می تواند باعث افزایش بهره وری سازمان ها نیز شود. لذا به این منظور دستورالعمل دورکاری در زمان شیوع ویروس کرونا در شرکت راهکار سرزمین هوشمند تهیه و در اختیار همکاران قرار می گیرد.

تعریف دورکاری

به طور کلی و بر اساس منابع بین المللی، تعریف دورکاری این گونه بیان می شود: "کار از راه دور نوعی آرایش کاری است که طی آن افراد به شکل انعطاف پذیر از نظر زمان (پاره وقت یا تمام وقت) و از نظر مکان (در خانه، مراکز از راه دور، دفتر شرکت یا به شکل سیار) به انجام وظیفه و پاسخ به امور محوله می پردازند.

دامنه کاربرد

این روش اجرایی در فعالیت های شرکت راهکار سرزمین هوشمند در زمینه دورکاری پرسنل کاربرد دارد.

1- همکاران باید در تمام مدت ساعات کاری در دسترس باشند

1-1- اعضای تیم در ساعات اداری باید در دسترس و پاسخگو باشند و از برنامه های شخصی بپرهیزند (به گونه ای رفتار شود که در زمان حضور در محل کار رفتار می شود، حتی درباره موضوعی مانند مرخصی)

1-2- بر اساس وظایف محوله به سرعت به تلفن ها و پیام های کاری پاسخ داده شود (برقراری تماس های تلفنی و اینترنتی با ارباب رجوع می تواند در ایجاد فضا و روحیه مثبت دو طرفه مبنی بر عدم توقف امور موثر باشد.)

2- کارها و وظایف اولویت بندی شده و حجم فعالیت های باز مدیریت شود

وقتی چند کار به طور همزمان به فردی ارجاع شود راندمان فرد کاهش می یابد و دور بودن از فضای کاری می تواند منجر به قضاوت اشتباه درباره اهمیت و ضرورت یک کار نسبت به کار دیگر شود. این مورد باید شفاف باشد که چه کارهایی ابتدا باید انجام شود.

3- کانال های ارتباطی مجازی برای تمامی اعضای تیم ایجاد شود

جریان اطلاعات برای تمامی اعضا، شفاف و در دسترس باشد و اینگونه نباشد که فقط برخی مطلع شوند. اطمینان پیدا کنید اخبار مهم و رویدادهای کاری به اطلاع همه نفرات و سطوحی که باید اطلاع داشته باشند به موقع رسیده است.

4- اسناد و فایل ها برای دسترسی راحت و همزمان، در فضاهای ابری شرکت به اشتراک گذاشته شود

از فضاهای ابری برای اشتراک فایل و اسناد استفاده شود. این کار سبب می شود تا اعضای تیم بتوانند به صورت آنلاین و همزمان از فایل ها استفاده کنند که علاوه بر این، بستری جهت ذخیره اطلاعات موجب کاهش زمان صرف شده برای اقدامات رفت و برگشتی نیز می شود. نام گذاری درست و استاندارد فایل ها نیز رعایت شود.

5- محرمانه بودن اطلاعات کاملاً رعایت شود

محرمانه بودن اطلاعات سازمان به خصوص در اماکن عمومی حفظ شود. به عنوان مثال هنگام تبادل اطلاعات محرمانه از اینترنت عمومی استفاده نشود. ممکن است لازم باشد لپ تاپ هایی از شرکت خارج شوند، در این صورت مطابق ساز و کارهای تعریف شده جهت حفظ امنیت داده ها اقدام شود. همچنین اگر از کامپیوترهای بیرون شرکت فایل هایی بین افراد و سرورها منتقل می شود از حداقل های امنیتی مانند نصب آنتی ویروس آپدیت شده، اطمینان حاصل شود.

6- سیستم های پشتیبانی مناسب نرم افزاری و سخت افزاری لازم فراهم شود

سیستم های پشتیبانی از جمله اینترنت و سخت افزار فراهم شود. برخی از تجهیزات ممکن است از سازمان خارج شود یا اینکه برای افراد اشتراک اینترنت پر سرعت تأمین شود.

7- جلسات منظم مجازی برگزار شود

جلسات به صورت منظم برگزار و از طریق کانال های ارتباطی پاسخ اعضای تیم داده شود. در صورت نیاز به جلسه حضوری ضروری، همکاران آمادگی حضور در شرکت را داشته باشند.

تبصره: هفته ای یک بار جلسات یک ساعته برای برنامه ریزی یا مرور چگونگی پیشرفت برنامه بسیار موثر خواهد بود.

8- فهرست وظایف و میزان پیشرفت افراد به صورت منظم اطلاع رسانی شود

8-1- درباره کارهایی که لازم است انجام شود از قبل برنامه ریزی کرده و اولویت بندی شود.

8-2- حجم کارهای ناتمام تخصیص یافته شده به افراد محدود نگه داشته شود.

8-3- پیشرفت کارها برای اعضای تیم قابل مشاهده باشد تا مدیر و سایرین به سرعت و با یک نگاه بفهمند آخرین وضعیت انجام هر کاری چگونه است.

9- تحویل دادن و گرفتن کارها دقیق و شفاف باشد

9-1- در زمان دورکاری وظایف به صورت شفاف محول و دریافت شود و از فهم یکسان اطمینان حاصل شود. (منظور از فهم یکسان تعیین اهداف قابل اندازه گیری از سوی سرپرست و همچنین دریافت و فهم درست آن اهداف از سوی اعضای تیم است.)

9-2- شفاف کردن جزئیات اینکه از فعالیت مان چه می خواهیم و در صورت وقوع چه شروطی می توان فعالیت مان را پایان یافته تصور کرد بسیار مهم است. (برای اطمینان بیشتر از مخاطب خواسته شود آنچه از پیام دریافت کرده را دوباره برای فرستنده پیام توضیح دهد. این موضوع برای کارهای طولانی که طی چند روز و توسط افراد مختلف باید ادامه یابند اهمیت دو چندانی خواهد داشت.)

9-3- استفاده از چک لیست ها و همچنین مستند سازی گزارش پیشرفت کار مورد توجه قرار گیرد.

10- ارتباط کلامی موثر و به موقع داشته باشید

در دوران دورکاری از تمامی ابزارهای ارتباطی برای ایجاد شفافیت در انتقال جزئیات کار استفاده کنید (بسیاری از ارتباطاتی که بین همکاران در دفتری مشترک رخ می دهد در دوران دورکاری قطع می شوند؛ پس کلیه اعضای تیم ها و به طور خاص مدیران، باید زمان مشخص و بیشتری را به این موضوع اختصاص دهند که با سایر اعضای تیم گفتگو کرده و البته مطمئن شوند که شنونده خوبی نیز بوده اند.)

11- زمان بندی صحیحی داشته باشید

انتظارات زیر را به صورت شفاف برای تمامی افراد تیم تعیین کنید: (این موارد می تواند در تیم های مختلف متغیر باشد)

11-1- چگونه می توان با همکار ارتباط برقرار کرد؟

11-2- ساعات کاری که از هر شخص انتظار دارید کدامند؟

11-3- اگر مجبور شدید برای انجام مأموریتی آفلاین شوید یا در جلسه ای حضور داشتید، چگونه این موضوع را اطلاع رسانی می کنید؟

11-4- چگونه درباره مرخصی یکی از اعضای تیم اطلاع رسانی می کنید؟

11-5- آیا ساعت های خاصی وجود دارد که در آن هیچ مزاحمتی برای اعضای تیم ایجاد نشود؟

11-6- زمان مورد نظر پاسخگویی به پیام ها چقدر است؟

11-7- آیا با توجه به نوع پیام، یا روش ارسال آن، این زمان تغییر می کند؟

12- پیام را با کانال ارتباطی آن تطبیق دهید

پیام را در چندین قالب مختلف می توانید ارسال کنید: ایمیل، چت، تماس تصویری، تماس تلفنی و... مشخص کنید که چه پیام هایی و از چه طریقی باید ارسال شوند. در زمان دورکاری باید موارد زیر برای همکاران شفاف باشد:

12-1- روش پیشفرض برقراری ارتباط چیست؟ (ایمیل؟ تماس تصویری؟ چت؟ تماس تلفنی؟)

12-2- کدام کانال یا ابزار را باید برای کدام مدل ارتباطی به کار بگیرید؟

12-3- آیا شخص دیگری هم باید رونوشتی از پیام ها داشته باشد؟ چه کسی؟

12-4- وقتی یک موضوع ضروری در میان باشد، روش برقراری ارتباط چگونه است؟ وقتی غیرضروری باشد چطور؟

12-5- ریتم یا الگوی صحیح بررسی پیام های یک کانال ارتباطی خاص چگونه باید باشد؟